Cada vez más empresas buscan tercerizar su departamento de planillas, pero en realidad lo que realmente están pensando es en tercerizar su departamento de personal.
Los objetivos principales de un servicio externo de planillas apuntan a generar fuera de la empresa toda la operatividad de cálculo y liquidación de los conceptos que involucran la preparación de una planilla de remuneraciones. Este servicio hecho por profesionales altamente capacitados asegura al cliente el poder cumplir eficientemente con la determinación de los conceptos que deben considerarse en su planilla y a su vez minimizar las contingencias tributarias y financieras con las entidades frente a las cuales se han generado obligaciones. A estos objetivos se le puede sumar la necesidad de asegurar la confidencialidad de la información que se maneja –en especial referente a los niveles ejecutivos– y quién mejor que un servicio especializado que maneje toda la información en sus propios sistemas fuera de la empresa, eliminando factores de infidencia dentro de la misma.

Los problemas surgen cuando el cliente asume que este servicio incluye aspectos relacionados a la elaboración de contratos de trabajo, presentación de los mismos ante las autoridades competentes, manejo de files de personal, medición de clima laboral, atención de requerimientos por encuestas etc. que son funciones expresas de la administración de personal, mas no de la parte de planillas. El tema de fondo es que las compañías, producto de su crecimiento, van requiriendo completar sus estructuras funcionales y específicamente contar formalmente con un área de recursos humanos.  El volumen de personal en todos los niveles empieza a adquirir cada vez más relevancia y un ineficiente manejo puede afectar directamente tanto la productividad como la  competitividad y por ende  la rentabilidad de la empresa.

Es fundamental tener claro las funciones de un área de personal y estas pueden ser gestionadas internamente tanto por un profesional competente como también ser tercerizadas a empresas de outsourcing especialistas en este tema.

Las funciones principales que debe cumplir todo proceso de administración de planillas son:

 Elaboración Planilla de Remuneraciones
 Elaboración Boletas de Pago
 Elaboración de Liquidación por Beneficios Sociales
 Calculo de Indemnizaciones
 Elaboración de la Provisión Mensual por Gratificaciones
 Elaboración de la Provisión Mensual por Vacaciones
 Elaboración de la Provisión Mensual por CTS
 Elaboración del Calculo CTS (Abr y Nov)
 Generación de Certificado Anual de Quinta Categoría
 Distribución Anual de Utilidades
 Validación de Conceptos Remunerativos utilizados en la Planilla
 Revisión y Calculo de Deudas Laborales

Las funciones principales que debe cumplir todo proceso de administración de personal son:

• Planeación: consiste en establecer metas y estándares; desarrollar reglas y procedimientos; desarrollar planes y proyecciones, es decir, predecir o pronosticar algunos acontecimientos futuros.

• Organización: es asignar a cada subordinado una tarea específica; establecer departamentos; delegar autoridad a los subordinados; establecer canales de autoridad y comunicación; coordinar el trabajo de los subordinados.

• Formación De Un Equipo De trabajo: decidir qué tipo de personas se debe contratar; reclutar a posibles empleados; seleccionar a los empleados; establecer estándares para el desempeño; compensar a los trabajadores evaluar el rendimiento; asesorar a los empleados; capacitar y desarrollar a los trabajadores.

• Dirección: Lograr que los demás hagan el trabajo; mantener la moral elevada, motivar a los subordinados.

• Control: Fijar estándares tales como cuotas de ventas, estándares de calidad o niveles de producción, comparar la que el desempeño real corresponde a estos estándares; tomar acciones correctivas cuando se requiera.
 

La Administración De Personal se refiere a los conceptos y técnicas requeridas para desempeñar adecuadamente lo relacionado con el personal o a la gente del trabajo administrativo. Estas incluyen:

• Análisis de puestos (determinar la naturaleza del trabajo de cada empleado).
• Planeación de las necesidades de mano de obra y el reclutamiento de los candidatos de los puestos.
• Selección de los candidatos a ocupar los puestos.
• Inducción y capacitación a los nuevos empleados.
• La Administración de sueldos y salarios (la forma de compensar a los empleados).
• Ofrecimiento de incentivos y beneficios.
• Evaluación del desempeño.
• Comunicación interpersonal (entrevistas, asesoría, disciplinar).
• Desarrollo de gerentes.

Por eso es importante que antes de decidir qué tercerizar, analice que funciones y objetivos quiere cumplir al contratar este servicio.